Vor 30 Jahren – im August 1984 – begann in Deutschland das Email-Zeitalter. Die erste eMail damals landete im Postfach von Michael Rotert, einem Informatiker an der Universität Karlsruhe.
Zur damaligen Zeit freute sich jeder der eine Email bekam. Heute ist das schon etwas anderes, denn viele Anwender verzweifeln an der Masse der Emails, die sich in ihren Postfächer stapelt. Wer aus diesem Email-Chaos herauskommen will, muss sich über das Wie Gedanken machen, denn einfach stoppen lassen sich Emails in unserer heutigen Zeit nicht mehr.
Was also tun, um den Ansturm zu bewältigen?
- Durchforste die eingehenden Emails nach Newslettern und frage Dich bei jedem einzelnen, ob Du die enthaltene Information wirklich brauchst. Wenn Nein, dann sofort den entsprechenden Newsletter abbestellen.
- Allerdings gibt es auch viele Newsletter die spannend und informativ sind. Möchtest Du diese weiterhin empfangen, so lege Regeln fest, wie Du damit umgehst.
- Wenn der Inhalt nur kurzzeitige Bedeutung hat, so lösche die Email sofort, nachdem Du sie gelesen habst.
- Möchtest Du die Information für später aufheben, so lege Dir in Deinem E-Mail-Postfach Unterordner für die einzelnen Newsletter an: erst einen, den Du „Newsletter“ benennst und unter diesem Ordner dann Unterordner mit dem Absender des Newsletters. So habst Du jederzeit die Möglichkeit, alte Informationen wiederzufinden.
- bei E-Mails, die Du aufheben möchtst, prüfe bitte auch immer die Betreffzeile. Ist diese nicht aussagekräftig, so ergänze den Betreff einfach mit eigenen Schlagworten (Du kannst bei den meisten E-Mail-Programmen tatsächlich direkt in die Betreffzeile schreiben – versuche es einmal). Auch hilfreich sind Bewertungen: gefällt Dir ein Inhalt, ergänze im Betreff ein +, gefällt Dir der Inhalt sehr, so vergib ein ++ und bei ganz interessanten E-Mails dann eben ein +++. Damit kannst Du später Deine interessanten Informationen ganz einfach wiederfinden.
- Enthält eine E-Mail eine Aufgabe, die Du erledigen musst oder einfach Informationen, die Du detaillierter nachlesen möchtest, so entscheiden Dich bei jeder Email: „kann ich das in zwei Minuten erledigen?“ Dann mache es gleich. „Brauche ich dafür länger?“ Dann markiere die Email mit einer Terminerinnerung für einen Zeitpunkt, an dem Du dafür Zeit haben wirst.
- Es wird immer wieder Zeiten geben, in denen trotz konsequentem Durcharbeiten mehrere E-Mails im Postfach ungelesen sind oder sich E-Mails stapeln, die Du für ein späteres Bearbeiten markiert hast.
Dann heißt es aufräumen: Nimm Dir eine vorher festgelegte Zeitspanne vor, beispielsweise maximal 30 Minuten. In dieser Zeit überfliege jede einzelne Email – nicht ausführlich lesen, sondern nur die Schlagworte und Überschriften anschauen. Wenn der Inhalt der E-Mail nicht außerordentlich wichtig ist, lösche jetzt die E-Mail – nicht für später aufheben, Du wirst genügend neue Informationen und neuen Input bekommen – diese eine E-Mail brauchst Du jedoch nicht mehr. Gehe so mit jeder ungelesenen E-Mail um und Du wirst in kürzester Zeit wieder einen überschaubaren Posteingang haben. Das Nachtrauern um die gelöschten Emails dauert nur sehr kurz, die Freude jedoch über das wieder aufgeräumte Postfach wird neue Kraft entfachen.
Probiere diese Ideen einfach einmal aus. Ist Dein Postfach nun wieder überschaubar?
Hast Du weitere Tricks, mit denen ein Postfach aufgeräumt werden kann? Ergänze diesen Beitrag mit Deinen Ideen einfach durch einen Kommentar.